Как навести порядок и поддерживать его, работая на компьютере

Опубликовано: 4 февраля, 2010 | Автор: Зубр

Рубрика: Компьютерные навыки

(Окончание, предыдущая статья Как организовать эффективный распорядок работы на компьютере)

Используйте правильные программы

Необходимо навести порядок и поддерживать его при обработке данных соответствующими программами.

Периодически сравнивайте количество накопленной информации и время, затрачиваемое на ее обработку. При правильном выборе программы скорость обработки данных слабо зависит от увеличения количества исходных данных и почти не требует выполнения промежуточных рутинных операций.

Например, программу "MS Excel" можно использовать в качестве приложения баз данных. Если количество информации увеличивается и появляется много дополнительных категорий, по которым информацию необходимо группировать, выполнение даже простых запросов может превратиться в сложную процедуру. Может быть, пришло время навести порядок и изучить "MS Acess", который справится с данной задачей гораздо эффективнее?

Правильно используйте интернет-коммуникации

Нужно навести порядок и регламентировать использование различных интернет-коммуникаций.

Если вам по работе требуется узнать информацию из интернета - с сайта или форума - не увлекайтесь. Четко сформулируйте вопрос, ответ на который вы хотите найти. И занимайтесь только им.

В противном случае существует опасность оказаться "затянутым" в водоворот "интересной" информации, из которого будет довольно затруднительно выбраться. Даже если вы случайно наткнулись на решение другой проблемы, которое искали давно и безуспешно, лучше занести решение в "Избранное", чтобы изучить его в другое, более подходящее время.

Электронная почта, ICQ, скайп и аналогичные интернет-коммуникации при их бесконтрольном использовании отнимают массу времени. Поэтому, если вы не ждете срочного электронного письма по работе и не оказываете техническую поддержку, на время работы лучше вообще отключить их. Что значительно увеличит вашу результативность.

Регулярно избавляйтесь от информационного мусора

Необходимо навести порядок и придерживаться правила регулярно избавляться он накапливающегося информационного "мусора". Если его слишком много, этому важному делу можно посвятить полный рабочий день.

Если не убираться в квартире, она быстро превратится в сарай. Чтобы не возникало "сарая" в работе, безжалостно и регулярно избавляйтесь от материалов проектов, которые никогда не будут реализованы. Отправьте в мусор ненужные бумаги – старые накладные и договора.

Наведите порядок в компьютере. Удалите ненужные документы, старую переписку и ненужные контакты. Разберите, наконец, файловый архив видео- и аудио- материалов, до которого все никак дойдут руки. Ненужное безжалостно удалите, полезное возьмите в работу. Действительно стоящее сархивируйте или запишите на диски.

Разберите наконец-то почту и ответьте на письма, которые давно ждут вашего внимания.

Установите и соблюдайте режим дня

Как ни банально звучит данный совет, но соблюдение режима дня значительно повышает КПД вашей работы. Поскольку в этом случае организм хотя бы приблизительно будет знать, какую нагрузку и в какой час ему ждать.

Именно это дает неоспоримое преимущество – при установившемся режиме дня организму легче "подстроиться" под соответствующую нагрузку. Что гораздо эффективнее, чем постоянно находиться в состоянии повышенной готовности.

© www.posmotritut.ru

Получать обновления: